残業時間超過で注意を受ける部下
「働き方改革」などという言葉も、
世の中的にかなり浸透してきました。
生産効率を上げて、残業を減らしていく動きは、
僕の勤める会社でも実行されています。
その為に、新しい会社の仕組みやオフィスツールなども導入されて、
残業に関しては、かなり改善されたと実感している日々です。
しかし、全員の意識が変わったかというと、
まだまだそんなことはありません。
一部の部下に至っては、
業務の総量は減っているにも関わらず、
以前より残業時間が増えている人間もいました。
その一人である正社員のＦ君は、
残業時間が会社の規定よりも超過しすぎていることで、
マネージャーである僕が人事部に呼び出され、
注意勧告を受けるということになってしまいました。
なぜＦ君は残業しまくってしまうのか？
人事部に呼び出された後、
もう一度、僕はＦ君が担当業務とその成果について洗い出してみましたが、
どこにも、極端な残業が必要な業務量も、残業に見合った成果も見当たりませんでした。
そこで、Ｆ君を呼び出して本人から話を聞いてみることにしました。
僕が、
「君のここ数か月の残業時間の件なんだけど…」
と切り出すと、
Ｆ君はこのように説明を始めました。
「自分の担当では、イレギュラーな仕事が多くて、
日中はほとんど本来の業務が進められないんです。
だから、店舗が閉店した後にやるしかなくて…」
どうやら彼は、本来の勤務時間中のほとんどを、
彼自身が元々想定していなかった仕事に振り回されてしまっているようでした。
しかし、そのイレギュラーで想定外の業務というのは？と聞くと…
- アルバイトさんからのお願いごと
- 取引先からのお願いごと
- 他部署からのお願いごと
ということでした。
そのお願い事の内容を具体的に聞いていくと、
本当に正社員であるＦ君がやらなくてはいけない仕事は、
ほとんどないように思えました。
Ｆ君の「いい人」と思われたい心理
厳しい言い方をすれば、
彼は、断ることだってできる多くの依頼を引き受けることで、
「多忙な自分」に陶酔していたのかもしれません。
もしかしたら、Ｆ君に些細なお願いをしてくる人たちは、
彼のことを「単なる便利屋」としか思っていなかったかもしれません。
彼の心理としては、
「会社や自分の立場にとって重要か重要でないか」
ではなく、
「自分が相手に「いい人」と認めてもらえるかどうか」
という軸でしか物事を見ることができなくなっていたのかもしれません。
しかも、一度「便利屋」の称号を勝ち取ってしまった彼は、
後戻りができずに「いい人」を貫き通すことで、
自分の承認欲求を満たすとともに、
雪だるま式にムダな仕事が増えていったのだと思います。
Ｆ君に伝えたこと
Ｆ君には、
「緊急度」と「重要度」のマトリクスを使って４つのことを伝えました。
- 今の状態が「緊急度」も「重要度」も低い仕事に業務時間が割かれていること。
- 少なくとも「緊急度」は高いが「重要度」が低い仕事へ絞っていくこと。
- 短期的な課題は「緊急度」も「重要度」も高い仕事にシフトしてほしいこと。
- 理想形は「緊急度」は低いが「重要度」は高い仕事に取り組むべきであること。
また、これを実行する為には、
お願いされたことを、一度自分の中に落とし込んで、
その案件がどのくらいの「緊急度」と「重要度」なのか判断すること。
そして、「緊急度」が高くても「重要度」が低い場合は、
勇気をもって、相手の依頼を断ることも大切だと伝えました。
Ｆ君のその後
Ｆ君は本当にお人よしなので、
その後も「緊急度」と「重要度」の判断が甘すぎて、
依頼を引き受けてしまう場面も何度か目撃してしまいました。
しかし、自分にとって本来「重要」なことに対する自覚は芽生えたようで、
「重要度」が高い仕事についてはかなり意識し始めている様子も見受けられました。
仕事内容を見直して、
残業時間も少しずつ減ってきてはいます。
この調子で、より生産性の高い人間になってほしいと願います。
