物忘れが激しすぎる上司と働く時の対応について考えた。
「あれ？俺、そんなこと言ったっけ？」
部下が指示をされていた仕事の報告に行くと、こんな風にとぼける上司。
いますよね。
せっかく時間をかけて資料を作成したり、準備をして報告に臨んだにも関わらず、その努力が全くのムダになってしまうというのは非常にもったいないことです。
僕もこのようなタイプの上司に当たったことがあります。
一つ言えることは、本人には全く悪気がなく、部下を馬鹿にしているのでもなく、本当に忘れてしまっているということです。まるで、記憶喪失のように。
仮に上司が忘れていても、自分が努力何かしらの会社にとって利益貢献すれば良いですが、全く意味を持たないもので、自分の時間を浪費するだけで終わってしまったという事態を招かない為に、そのような上司との対応については慎重に行わなくてはいけません。
なぜ忘れてしまうのか？
個人的には、物忘れが多い上司の特徴としてある二つの要素の掛け合わせがあると思っています。
それは、「仕事量が多すぎる」という実務面×「興味関心の移り変わりが激しい」という本人特性の２つです。
これに該当するのが、好奇心旺盛なプレイングマネージャータイプが多いと思います。
マネジメントレベルの仕事量は多いのは当然です。
マネジメントに集中してすべての仕事を部下に降ろすようなタイプの人は、むしろ細かいところまで覚えすぎていて逆に大変ということもあると思います。
一方、好奇心旺盛なプレイングマネージャータイプは、部下に仕事を託しつつも、自分の興味関心の強い部分は、自分で実務まで入ってきます。
ここでの問題は、部下に託したタイミングで当事者意識が希薄になってしまうという点です。また、自分自身で担う実務もある程度のタイミングで部下にリリースしなければいけません。そして、新しい興味を引く仕事が見つかると、同じサイクルが繰り返されていきます。
このサイクルこそが、物忘れをしてしまう最大の原因だと思います。
どのように対応すればよいのか？
１．重要度と緊急性を見極める
上司から受けた仕事をすべて真に受けて実行する必要はないと思っています。
その選択は、指示された仕事の重要度と緊急性によって変わってきます。
仕事の重要度に関わらず、緊急性が高い仕事は速やかに実行すべきです。
とにかく手持ちの仕事は、上司が忘れないうちにこの手の仕事から早めに潰しておくのがセオリーです。
一方、重要度も緊急性も低い仕事をやる必要はないと感じています。
指示をしたはずの上司が最も忘れやすいのがこの手の仕事で、これに時間を取られてしまうことが一番危険です。
- そもそもやる必要があるのか？
- 自分以外の誰かに頼めないか？
こんな観点で考えるべきだと思います。
そして、重要度が高く、緊急度が低い仕事にこそ、自分のリソースを割くべきだと思います。
また、上司に忘れてもらっては困る仕事でもあります。
２．スケジュール感を見積もる
重要度が高く、緊急度が低い仕事を上司に忘れられないようにする為に、最も有効な方法は、全体スケジュールを握ることだと思います。
その仕事のゴール時期がいつになるかを明確にすること。
そして、年度、半期、月ごとに目標を決めておくことで、その都度確認を行いリマインドに繋げていくことが必要です。
また、それ以外でもマメな進捗報告を欠かさないことで、当事者意識を持たせ続けなけなければいけません。
そうすることで、例えば自分が仕事を休んでいる時に、上司に確認の連絡が入っても、その内容を答えられる状態になっているというのがベストな状態だと思っています。
まとめ
膨大な情報を整理して、指示をしていくというマネジメントのプロセスは非常に複雑です。
小さなことで躓いていては、全体が回っていかないこともあります。
そのような状況の中では、ある意味、「忘れてしまう」という図太さも必要なことなのかな？と思います。
すべてのことをきめ細やかに記憶していたら、精神的に持たない部分もあります。
部下としては受けた指示を整理しながら、上司を全知全能な超人と思わず、フォローすべき部分はフォローをするというバランス感覚が大切なんだろうな。と思っています。
