皆さんはどんな資料を作っていますか？
ビジネスマンであれば、
何かにつけ資料作成の機会は多いのではないでしょうか？
しかし、その資料って自分流になってしまい、
相手目線で見やすい資料になっていないということはありませんか？
僕も自分の資料が上司からのダメ出しで真っ赤になって、
何度も修正の連続をした苦い日々を思い出します。
僕の場合は、この記事で紹介する
『99%の人がしていないたった1％の仕事のコツ』
を読んで、自分の資料が相手目線になっていないことに気づかされました。
本書に書いてあることは、決して目新しいものではありません。
しかし、99%の人のビジネス資料に対する理解は、
以下のような形だと思います。
- 基本があいまいで自分流
- 基本は知っているけど実践していない
- 実践しているけど部分的
本書の基本に忠実に実践することで、
残り１％の希少な人材になれるハズです。
今回は、その基本的なポイントと実践テクニックについて、
解説をしていきたいと思います。
文章
構造化
上司に資料作成を頼まれてしまった！
そのようなタイミングが訪れたら、
まずすべきことは、いきなりパソコンを開いて文字を打ち込むことではありません。
周りと差をつける為には、
全体を構造化することがファーストステップです。
構造化の最も基本的な形は、ピラミッド型です。
ピラミッドの頂点に、最も伝えたいメインメッセージを。
その下の階層には、それを支えるサブメッセージを。
という形で、大きいところから小さいところへブレークダウンしていきます。
このような構造化をすることで、以下のようなメリットもあります。
・重要度や緊急度を可視化することができる。
・作業の分担がしやすくなる。
ポイントは３つに絞る
３つに絞るという理由は、
相手目線で資料を見たときに、
最短で全体像を把握しやすいようにするためです。
時間がない上司や、資料の内容に理解が不十分な人が読んでも、
何が大切なことなのか？ということがすぐにわかる気配りが大切です。
また、ポイントを絞る数は、
２点や４点ではダメなのか？
という議論もありますが、様々なビジネス本の著者や一流のビジネスパーソンも、
３という数字をマジックナンバーとしてベストだとしています。
僕自身も、ブログでお伝えする要点は、
基本的に３つという部分にこだわっています。
そうすることで、相手への理解を促すのと同時に、
自分自身への定着も深まるからです。
KISSの原則
“Keep It Short & Simple”
の略です。
文章は「常に、短く、簡潔に」
というアメリカのビジネス界で使われている格言です。
ビジネス文章の目的は、効率的に正確に相手に伝えることです。
小説のような起承転結は不要で、
必要最低限の情報まで無駄をそぎ落としていくという作業が必要です。
レイアウト
人間の目の動きを意識する
「上から下」「左から右」
これは、人間が横書きの文章を見る時の視線の動きです。
この人間の自然な動きに合わせて資料のレイアウトをつくることが、
見やすさのポイントです。
資料全体に一貫性を持たせることが、
読み手の混乱を防ぐために大切なことです。
余白を意識する
「7:3」
これは、「文章や図表」と「余白」のバランスの黄金比と言われています。
文章や図表で資料を埋め尽くすのは、
資料の作り手側からすると、知的さや網羅感を出しているつもりかもしれません。
しかし、受け手側からすると、単に圧迫感や読みづらさを感じるだけです。
どんなに素晴らしい内容でも、
読まれなければ意味はないと思います。
そのような部分で損をしない為にも大切なポイントです。
中央揃えとフォントの統一
基本の「き」の内容です。
これも余白と同様に、
内容云々ではなく、読んでもらえるための工夫です。
中央揃えとフォント統一は、
シンメトリー効果と言って読み手に対して、
- 美しさ
- 安定感
- 誠実さ
- 本物感
この４つの印象を与えるのです。
一定レベルを超えた資料の「センス」も大切ですが、
このような基本の徹底こそ、最も信頼につながりやすいポイントだと言えます。
デザイン
色の意味性
暖色と寒色
会議や講義のスライドに使う資料において、
全体に使われている色が雰囲気に直結していると言われています。
例えば、活発な議論が必要な時であれば「赤」
淡々と報告だけが必要であれば「青」など
資料の色を暖色と寒色を使い分けることで、
全体のコントロールにもつながります。
濃い色や目立つ色を避ける
派手さやインパクトを求める人は注意が必要です。
濃い色や目立つ色の多様は、
読み手にストレスを与えたり、理解を妨げる原因になります。
おすすめは、読み手のノイズにならないように、
全体的に薄い色のグラデーションで統一することです。
あえて濃い色を使う
薄めの色で統一するといっても、
どうしても強調したい部分は出てくると思います。
そのようなときは、
・統一された色の中で最も濃い色を使う。
（ex.全体が薄い赤の中で、真っ赤を使う）
・統一された色とは逆の色を使う。
（ex.全体が薄い赤の中で青を使う。）
こんな強調のやり方が有効です。
図形の意味性
資料の中で、使用頻度が高い図形ですが、
微妙な形の変化で意味性を与えるテクニックがあります。
例えば、
角が丸い四角⇒未確定情報
通常の四角⇒確定情報
内容に応じて、図のテクニックが醸し出す、
細かい配慮を的確に使い分けることも重要なポイントです。
考察
冒頭でもお伝えしたように、
今回ご紹介した内容は、少しでもビジネス資料に慣れ親しんだ方であれば
よくご存じの内容かもしれません。
でも、これらをチェックリストとして活用して、
自分の資料に当てはめてみると、
意外とできてないことに驚かされます。
基本をおろそかにせず徹底する。
そして１％の存在になる。
その大切さを教えてくれる１冊ではないかと思いました。
