【時間のムダ削減】会議を有意義なものにするための４つのステップ。

参加することに意義がある。

日々の会社の会議ってそんな位置づけのものって多くないですか？

ひたすら資料が読み上げられるだけの会議…

上長の演説だけに終始している会議…

そもそも、こういった一方通行のコミュニケーションを会議とは呼べないですね。

極論を言ってしまうと、そんな会議自体に参加する必要性ってないですよね？

その会議に奪われる１時間という貴重な時間で、できる仕事はたくさんあるはず。

あとで議事録を確認するだけで十分ではないでしょうか。

では、「本当の意味で」参加すること意義がある会議ってどんなものなんでしょう？

結論からお伝えすると、「アクションにつながるもの。」以上です。

つまり、参加メンバーが、会議を通してその後に何かしらのアクションを起こすかどうか？これが大切になってくるということです。

そのためには、冒頭に例に出したような一方通行のコミュニケーションは絶対NGで、

双方向のコミュニケーションが大前提として必要になってきます。

もし、皆さんが会議を開く立場や、プロジェクトをとりまとめる機会があるのであれば、ぜひ参考にしていただければと思います。

そして、そのための４ステップを『トヨタの話し合い』を参考に、解説していきたいと思います。

トヨタの話し合い 最強の現場をつくった聞き方・伝え方のルール

目次

• 発言を促す土壌をつくる。

まず第一に、参加者に発言をしてもらうこと。それが、双方向コミュケーションのスタートラインです。では、どうやって発言を促すのか。その方法は非常にシンプルです。

会議の参加人数10名に絞るという方法です。

なぜ10名か、というといくつか理由があります。

・参加者の表情が読み取れる。

・参加者の発言が聞き取れる。

・参加者の考えがバランスよく分かれる。

こうした環境をつくることで、参加者が発言しやすい土壌を整えます。

• 自分事で議論をする。

発言をする環境は整っています。では、次に参加者に主体的＝会議のテーマついて自分の事として発言をしてもらうには、どうすればよいか。

それは、原点に立ち返って話を始めることです。参加者はそれぞれ皆違った思惑を持って、会議に参加してるはずです。その認識のズレを埋めていくことが大事です。

そもそも、今から話あう内容はどういう背景・経緯をもっているのか。そして、この会議は何のために開かれたか、何を決めることがゴールなのか。という前提と予備知識の共有を徹底して行うことです。

• 全員が腹落ちする。

双方向コミュケーションの会議のポイントは、全員が発言を通じてアウトプットをするということです。アウトプットを通じて、自分の意見と他者の意見をすり合わせることによって、より一層深みのある議論をすることができます。

そのような議論を展開していくために、「なぜ？を５回繰り返す」ということがポイントです。

このように掘り下げていくと、社内のコミュニケーションや部署間の情報共有の問題など、他のケースに応用できる場合も出てくる。したがって、トヨタの一人ひとりが「なぜ？」という掘り下げを常に行っていれば、問題の発生を未然に防ぐこともできるし、会社全体の効率アップ、生産性向上に大いに役立つことになる。

引用：『トヨタの話し合い』

• 行動につなげる。

深い議論して導き出した会議の結論は、本当に正しいのか？

これが、最後の疑問である。それは仮説検証、計画実行をしてみないとわからないです。しかし、アクションまでたどりつくことに会議の意味はあると思います。

そして、そのアクションの反省を受け、次なる会議では、修正や改善のアクションが生まれてくるというサイクルこそが会議を行う本質です。

まとめ

• 会議は10人で開催。
• 原点まで踏み込んで共有。
• 議論ではなぜを５回繰り返せ。
• 会議の結果を行動につなげる。